“PARA 방법론: 순식간에 디지털 생활을 정리하는 단순한 시스템(The PARA Method: The Simple System for Organizing Your Digital Life in Seconds)” 요약 정리입니다. 원문은 PARA 방법론의 창시자인 티아고 포르테(Tiago Forte)가 작성했습니다.
완벽한 정보 조직 시스템에는 다음과 같은 특징이 있어야 한다.
- 모든 정보(문서, 파일, 노트, 의제, 개요, 연구 초안 등)를 어디에 보관해야 할지, 필요할 때 어디에서 찾을 수 있는지 정확하게 알려 주는 시스템
- 설치, 유지가 쉬워야 한다. 오래 가는 습관은 간단한 습관이기 때문이다.
- 유연성과 장치 호환성(Comprehensive)
- 유연성: 인생의 어느 시기에나 필요에 따라 적응할 수 있어야 한다.
- 장치 호환성: 어떤 디지털 저장장치(로컬 파일 시스템, 드롭박스 등)에서나 사용할 수 있어야 한다.
- 무엇보다도 일과 삶에 실질적인 도움이 돼야 한다. 프로젝트 효율을 높여 줘야 한다.
요약하면, 삶을 조직하는 궁극의 시스템은 실행·작동가능한(actionable, 이하는 모두 “실행가능한”으로 번역) 시스템이어야 한다.
그리고 내가 개발한 정보 정리 방법이 바로 그렇다. 각 카테고리의 앞글자를 따서 PARA라고 부른다.
삶을 망라하는 네 가지 카테고리
PARA는 삶에 필요한 정보가 모두 4가지 카테고리로 요약된다는 관찰에 기반한 방법론이다.
- 프로젝트(Project): 단기간 특정 목표를 향해 노력하는 진행중인 작업
- 웹사이트 디자인, 새 컴퓨터 구입, 연구 보고서 작성, 욕실 리모델링, 스페인어 강의 완강, 거실에 새 가구 배치 등
- 책임 영역(Area): 지속적으로 신경써야 하는, 장기간 책임져야 하는 영역
- 마케팅, 인사, 제품 관리, 건강, 재정, 자녀, 글쓰기 등
- 관심사(Resource): 당장은 유용하지 않아도 미래의 프로젝트에 유용할 만한 정보들
- 그래픽 디자인, 개인 생산성, 커피, 웹 디자인, 프랑스 문학, 노트 필기, 습관 형성, 사진 등
- 보관(Archive): 다른 세 카테고리에서 용도가 끝난(inactive) 것, 나중에 참조할 용도
- 종료 프로젝트, 없어진 책임 영역, 끝난 관심사
정보를 이 네 개의 폴더로 나눈다. 그리고 개별 폴더의 하위에는 소수의 서브 폴더가 있다.
아카이브 폴더 밑에는 “종료 프로젝트”, “없어진 책임 영역”, “끝난 관심사” 세 가지 폴더가 있다.
정보 관리가 복잡하면 안 된다. 단순해야 한다. 그래야 정리를 통해 시간을 얻을 수 있다.
핵심 – 정보를 프로젝트와 목표에 따라 정리하기
학생 때는 과목별로 정보를 정리했다. 그러나 사회에 나와서는 그런 정리는 쓸모가 없다. 그런 정리는 과목별 시험에나 어울린다.
우리는 늘 어떤 목표를 갖고 프로젝트를 수행한다. 웹사이트 제작, 컴퓨터 구입, 매출 목표 달성, 휴가 계획 세우기 같은 식이다.
각 프로젝트에 맞는 정보를 찾기 위해서 온갖 정보더미를 뒤져서는 효율이 너무 떨어진다. 애초에 정보를 “실행가능성에 따라 정리(Organize by Actionability)“하면 된다.
프로젝트별 조직의 강력한 장점
한 임원을 컨설팅할 때의 일이다. 그에게 현재 진행중인 프로젝트 목록을 달라고 했더니 채용, 행사, 보고, 전략 수립, 연구, 휴가, 전문성 개발, 생산성이라고 적었다. 사실 이것들은 책임 영역에 해당하는 것들이다. 프로젝트가 아니다. 이러면 두 가지 문제가 생긴다.
첫째, 내 작업의 범위가 어디까지인지 알 수 없게 된다. 그래서 엄청 부담스럽다. 많은 사람들이 여유가 없다고 말하는 이유가 이 때문이다. 그러나 영역을 작은 프로젝트 단위들로 쪼개면 내가 무엇을 얼마나 하고 있는지 명확해진다.
둘째, 현재의 작업과 장기적 목표가 연결되지 못한다. 창의적으로 일하려면 동기부여가 확실해야 한다. 아무리 일해도 할 일이 남아 있고 가늠이 되지 않으면 의욕이 꺾인다. 그런데 책임 영역의 항목들은 대부분 기한이 없이 계속되는 일들이다. 동기를 꺾어 버린다.
한입거리 정도로 느껴지는 프로젝트들로 잘게 쪼개자. 완료한 프로젝트는 보관 폴더로 보낸다. 이런 식으로 하면 프로젝트 폴더는 계속 변한다. 프로젝트를 완료하면 전진하고 있다는 느낌을 받는다. 승리감이 고취되고 동기부여가 된다. 우리가 목표를 향해 나아가고 있다는 느낌을 받게 된다.
아무리 거대한 책임 영역이라도 작은 프로젝트로 나누는 것이 가능하다.
바라는 대로 나가기 위한 정리법
많은 정리 행위가 본질적으로는 회피다. 계획중, 준비중 꼬리표가 붙은 프로젝트는 실질적으로는 진전이 없는 것들이다.
PARA는 아주 단순한 정리법이다. 그래서 핑계를 댈 여지가 없다. 간단명료하므로 무엇을 해야 하는지 명확하게 알 수 있다.
다른 많은 정보 정리 기법이 있지만 PARA는 실행가능성을 가장 중요하게 여기는 정리 방법이다.
사진 Savannah Wakefield on Unsplash
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